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1. Checkliste für Administrator:innen

  • 1.1 Allgemeines
  • 1.2 Menschen
  • 1.3 Projekte
  • 1.4 Aufgabenerfassung
  • 1.5 Zeiterfassung
  • 1.6 Dashboards

Nun, da Ihre Anwendung einsatzbereit ist, ist es an der Zeit, sie für die Bearbeitung Ihrer Projekte und anderer Geschäftsaktivitäten vorzubereiten.

Die Fähigkeit von Easy Project, sich an jede Art von Organisation anzupassen, hat den Nachteil, dass es eine ganze Reihe von Einstellungen mit sich bringt, von denen einige entscheidend und andere eher kosmetisch sind. Lassen Sie sich von uns durch diese führen.

In dieser logisch aufgebauten Checkliste heben wir die wichtigsten Konfigurationen hervor, die Sie berücksichtigen müssen. Außerdem erläutern wir einige Tipps und Optimierungen für die Feinabstimmung.

Unabhängig davon, ob Sie mit der Anwendung beginnen, sie einrichten oder bereits ein konfiguriertes Easy Project verwenden, empfehlen wir Ihnen, diese Liste vollständig durchzuarbeiten. Vielleicht finden Sie einige praktische Funktionen, die Sie vorher nicht kannten.

1.1 Allgemeines

1.1.1 Globale Einstellungen (Allgemein)

Gehen Sie zu: Administration > Einstellungen > Allgemein

  • Titel der Anwendung - Name der Anwendung. Er wird in Ihrem Browser und Ihren Lesezeichen als Name der Website angezeigt, z. B. Easy Software Information System.
  • Hostname und -pfad - es ist wichtig, dass diese Adresse korrekt ist. Sie wird in E-Mail-Benachrichtigungen verwendet, um Links zu Ihrer Anwendung zu erstellen. Zum Beispiel wird ein Link zur Aufgabe 123 als https://is.easysoftware.com/issues/123 generiert.
  • Protokoll - in diesem digitalen Zeitalter ist HTTPS praktisch eine Notwendigkeit. Wenn Sie in Ihrem Browser Sicherheitswarnungen finden, wenden Sie sich an Ihre Server-Administrator:in, um diese zu beheben (oder wenden Sie sich an Easy Support im Falle einer Cloud).
  • Textformatierung - Html ist die benutzerfreundlichste und am meisten empfohlene Option. Versuchen Sie die anderen Einstellungen gar nicht erst, es sei denn, alle Ihre Benutzer:innen sind Entwickler:innen oder Webprogrammierer:innen.
  • Beginn des Geschäftsjahres - diese Einstellung wird bei der Datumsfilterung (Geschäftsjahr, Quartal) verwendet. Sehr nützlich in Berichten und Dashboards.
  • Suchvorschlag - schnelle Ergebnisse, die bei der Eingabe in das Suchfeld angezeigt werden (bevor Sie Enter drücken). Wir empfehlen, nur maximal zwei der am häufigsten verwendeten Entitäten auszuwählen. Aus Erfahrung - Aufgaben und Projekte.
  • Standard-Volltextsucharten - nicht zu verwechseln mit der obigen Einstellung. Diese Einstellung wird für die Suchergebnisse wirksam, nachdem Sie ENTER gedrückt haben. Es werden Ihnen Ergebnisse in den von Ihnen ausgewählten Entitäten angezeigt. Wenn Sie nach einem anderen Entitätstyp suchen, können Sie diesen in dieser speziellen Suche aktivieren. Wenn Sie zu viele Entitäten in dieser Einstellung aktivieren, verlangsamen Sie die Suche für alle Benutzer:innen.

1.1.2 Globale Einstellungen (Anzeige)

Gehen Sie zu: Administration > Einstellungen > Anzeige

  • Sprache - wenn alle Benutzer:innen die gleiche Sprache sprechen, empfehlen wir Ihnen, beide Einstellungen zu markieren.
  • Die Datums- und Zeitformate sollten speziell ausgewählt werden. Wenn Sie Basierend auf der Sprache des Benutzers beibehalten, können Sie "Fehler"-Meldungen über Inkonsistenzen erhalten.

1.1.3 Globale Einstellungen (API)

Gehen Sie zu: Administration > Einstellungen > API

API muss aktiviert werden, wenn Sie Gantt, Ressourcenmanagement oder WBS verwenden möchten.

1.1.4 Globale Einstellungen (Dateien)

Gehen Sie zu: Administration > Einstellungen > Dateien

Legen Sie eine angemessene maximale Dateigröße für den Upload fest. Zugelassene Erweiterungen - Whitelist; nur diese Dateitypen werden zum Hochladen zugelassen. Unzulässige Erweiterungen - schwarze Liste; alle außer diesen Typen werden zugelassen.

1.1.5 Globale Einstellungen (E-Mail-Benachrichtigungen)

Gehen Sie zu: Administration > Einstellungen > E-Mail-Benachrichtigungen

  • E-Mail-Adresse für Benachrichtigung (VON) - Benutzer:innen neigen dazu, auf E-Mail-Benachrichtigungen zu antworten und erwarten, dass etwas passiert, daher sollten Sie noreply@... benutzen

Wenn Sie Nutzer:innen erlauben wollen, Kommentare zu Aufgaben hinzuzufügen, indem sie auf eine Benachrichtigung antworten, müssen Sie ein bestehendes Postfach eingeben und es mit Helpdesk verbinden (wenn Sie einen Plan mit dieser Funktion bestellt haben).

1.1.6 Benutzertypen

Gehen Sie zu: Administration > Benutzertypen

Abhängig von den importierten Daten sehen Sie einen oder mehrere voreingestellte Benutzertypen. Wenn es mehrere Benutzertypen gibt, legen Sie zunächst fest, welche davon Sie verwenden werden (aber bedenken Sie, dass manchmal weniger mehr ist; Sie wollen nicht 10 verschiedene Benutzertypen für 20 Benutzer:innen verwalten). Sie sollten alle nicht verwendeten Benutzertypen löschen, damit sie beim Anlegen oder Bearbeiten von Benutzer:innen nicht in der Auswahl zur Verfügung stehen.

Achten Sie bei diesen ersten Schritten nur darauf, dass Sie nur relevante Menüpunkte aktivieren. Es sollten nicht zu viele Einträge sein (wegen der Breite kleinerer Bildschirme) und nur die am häufigsten verwendeten Einträge enthalten. Verwenden Sie bei der Eingabe von benutzerdefinierten Menüpunkten relative Pfade, z. B. /issues, anstelle von https://is.easysoftware.com/issues.

Eine wichtige Einstellung ist die Sichtbarkeit der Benutzertypen. Bei der Erstkonfiguration können Sie jedem Typ erlauben, alle anderen Typen zu sehen.

Und was ist mit der Einstellung Intern? Dies sind die Einschränkungen, die ein nicht interner Benutzertyp hat:

  • Nicht-interne Benutzer:innen sehen keine Schaltflächen für Aufgaben, Zeitaufwand, Anwesenheit und Ressourcenmanagement in ihrem Profil.
  • Nicht-interne Benutzer:innen sehen keine gespeicherten öffentlichen Filter, sondern nur ihre eigenen gespeicherten privaten Filter.
  • Nicht-interne Benutzer:innen sehen keine geschätzten Stunden bei zugewiesenen Aufgaben und auch nicht im Ressourcenmanagement.
  • Nicht-interne Benutzer:innen können keine Projektaktivitäten sehen, selbst wenn sie die Berechtigung für das Projekt haben.
  • Nicht-interne Benutzer:innen können keinen Zeitaufwand protokollieren und werden nicht in die Budgetberechnungen einbezogen.
  • Administrator:innen können keine nicht interne Benutzer:innen sein, auch wenn dies im Profil festgelegt ist.

Ausführliche technische Dokumentation: https://documentation.easyproject.com/easy_knowledge_stories/16

1.1.7 Vorlagen exportieren

Gehen Sie zu: Administration > Exportvorlagen

Diese Einstellung ist nicht wichtig. Wenn Sie jedoch in einem größeren Unternehmen mit einem hohen Maß an Corporate Image tätig sind, kann es erforderlich sein, dass Sie einige markenbezogene Exportvorlagen festlegen.

Für den Export von Listen müssen Sie das dynamische Token %query% verwenden, das im Export durch die aktuelle Liste ersetzt wird, die Sie gerade betrachten (z. B. Aufgaben für die Rechnungsstellung, Bericht über Zeitaufwand usw.).

Wichtig:Exportvorlagen funktionieren nur mit HTML-Textformatierung (gemäß der Einstellung in Kapitel 1.1.1).

Ausführliche technische Dokumentation: https://documentation.easyproject.com/easy_knowledge_stories/11

1.2 Menschen

1.2.1 Globale Einstellungen (Authentifizierung)

Gehen Sie zu: Administration > Einstellungen > Authentifizierung

Authentifizierung erforderlich - JA. Dies ist der Standard; Benutzer:innen müssen sich anmelden, um die Anwendung zu nutzen.

Die Deaktivierung der Authentifizierung ist für Fälle gedacht, in denen Ihre Anwendung als offenes Portal mit öffentlichen Projekten dient.

Durch die Selbstregistrierung geben Sie neuen Besucher:innen die Möglichkeit, ein Konto zu erstellen. Das Konto muss aktiviert werden, entweder durch Klicken auf einen in Ihrer E-Mail erhaltenen Link oder manuell durch eine Anwendungsadministrator:in (Benutzer > Filter nach Status - Registriert > Bearbeiten > Aktivieren).

Sie können selbst registrierte Benutzer:innen in eine bestimmte Benutzergruppe aufnehmen (Administration > Gruppen), die als Mitglied bestimmter Projekte unter einer bestimmten Rolle hinzugefügt werden kann (mehr in Kapitel 1.2.3). Dadurch erhalten die neu registrierten Benutzer:innen definierte Rechte, ohne dass sie manuell als Mitglieder in Projekte aufgenommen werden müssen.

Single Sign On - diese spezielle Einstellung ist für Kerberos, das eine sehr komplexe Konfiguration hauptsächlich auf der Serverseite hat. Andere getestete SSO-Anbieter sind SAML und OAuth 2.0. Diese Konfigurationen sind auf der Seite /easy_sso verfügbar, wo Sie Easy Project nicht nur als Identitätsdienst, sondern auch als Identitätsanbieter konfigurieren können.

Die Zwei-Faktor-Authentifizierung mit TOTP erfordert externe mobile Apps (z.B. Authy, Google Authenticator, etc.) und kann einfach eingerichtet werden. Die SMS-Authentifizierung erfordert eine erweiterte Konfiguration einer SMS-Gateway-Verbindung zu Easy Project.

Dennoch sind die Konten Ihrer Nutzer:innen sicher genug, wenn Sie starke Passwörter und ein automatisches Ablaufdatum für die Sitzungen vorschreiben. Die Zwei-Faktor-Authentifizierung sollte nur verwendet werden, wenn dies in den offiziellen Sicherheitsrichtlinien vorgeschrieben ist.

Ausführliche technische Dokumentation: https://documentation.easyproject.com/easy_knowledge_stories/21

1.2.2 LDAP-Authentifizierung

Sie können dieses Kapitel komplett ignorieren, es sei denn, Ihr Unternehmen verwendet Active Directory oder eine andere LDAP-Benutzerstruktur.

Gehen Sie zu: Administration > LDAP-Authentifizierung > Neuer Authentifizierungsmodus

Füllen Sie die erforderlichen Felder aus. Wir empfehlen Ihnen, die On-the-fly-Benutzererstellung zu aktivieren. Andernfalls müssten Sie die Benutzer:innen manuell in Easy Project erstellen und sie würden nur über LDAP zugeordnet und verbunden werden.

Ausführliche technische Dokumentation: https://documentation.easyproject.com/easy_knowledge_stories/61

1.2.3 Benutzer und Gruppen

Gehen Sie zu: Administration > Benutzer > Neuer Benutzer

Wichtigste Informationen für die Benutzererstellung:

  • Login und E-Mail - müssen eindeutig sein.
  • Benutzertyp - bestimmt das Hauptmenü und die Sichtbarkeit der anderen Benutzer:innen.
  • Systemgruppe - nie für echte menschliche Benutzer:innen verwenden. Sie ist für spezielle Fälle gedacht, z. B. bei der Verbindung von Anwendungen über REST API.
  • Administrator - sieht und kontrolliert alles. Halten Sie die Anzahl der Administrator:innen auf einem vernünftigen Niveau.
  • Teiladministrator - kann auf ausgewählte Bereiche in der Verwaltung zugreifen und alle damit verbundenen Operationen in diesem Bereich durchführen.
  • Authentifizierungsmodus - falls zutreffend, wählen Sie hier die LDAP-Modi aus.
  • Zeitzone - wenn keine ausgewählt ist, wird die Zeitzone des Servers verwendet. Wenn Sie die Cloud verwenden, ist die Serverzeit auf der Seite /admin/info ganz unten verfügbar. Wir empfehlen jedoch, für alle Benutzer:innen eine eigene Zeitzone festzulegen.
  • Mailsignatur - dies ist besonders für Helpdesk-Mitarbeiter:innen oder Vertriebsmitarbeiter:innen wichtig, die Nachrichten aus Easy Project an externe Kund:innen senden.

New user

Sobald die Benutzer:in erstellt ist, finden Sie oben im Formular einige neue Registerkarten, auf denen Sie die Benutzer:in schnell Gruppen, Projekten und dem Arbeitskalender zuordnen oder das Layout ihrer Homepage anzeigen können. Mehr zu diesen Themen erfahren Sie in den nächsten Kapiteln.

New tabs after creating a user

Konzentrieren wir uns zunächst auf die Benutzergruppen. Die Verwaltung von Benutzergruppen ist sehr einfach - Administration > Gruppen > Neue Gruppe. Benennen Sie die Gruppe und fügen Sie nach der Erstellung Benutzer:innen hinzu.

Benutzergruppen erleichtern das Filtern von Aufgaben oder verbrauchter Zeit oder jeder anderen Einheit - anstatt Benutzer:innen einzeln auszuwählen, wählen Sie einfach eine Gruppe. Oder sie helfen bei der Aufgabenzuweisung - weisen Sie einer Gruppe eine Aufgabe zu und lassen Sie die Mitglieder wählen, welche bestimmten Benutzer:innen sie übernehmen soll. Am wichtigsten ist jedoch, dass Gruppen eine schnelle/automatische Zuweisung von Benutzer:innen zu Projekten ermöglichen. Sie brauchen die Gruppe nur den jeweiligen Projekten unter einer bestimmten Rolle hinzuzufügen, und alle Benutzer:innen, die Mitglieder der Gruppe werden, werden automatisch Mitglieder des jeweiligen Projekts. Die gleiche Logik gilt, wenn Benutzer:innen aus Gruppen entfernt werden. Wenn Sie eine Gruppe löschen, werden auch alle ihre Benutzer:innen aus den Projekten entfernt.

Wenn Sie Ihre Anwendung einrichten, sollten Sie einige grundlegende Gruppen einrichten, die Ihnen die künftige Verwaltung der Projektmitglieder erleichtern.

1.2.4 Benutzerdefinierte Felder

Gehen Sie zu: Administration > Benutzerdefinierte Felder > Benutzer (oder Neues benutzerdefiniertes Feld > Benutzer)

Zusätzlich zu den systemeigenen Attributen können Sie ein benutzerdefiniertes Attribut hinzufügen, z. B. Telefonnummer, Abteilung, Stellenbezeichnung usw. Dies gilt auch für andere Entitäten in Easy Project (Vorgänge, Projekte, Meilensteine usw.). Es ist immer verlockend, seiner Fantasie in solchen Fällen freien Lauf zu lassen, aber an diesem Punkt sollten Sie es einfach halten. Erstellen Sie nur die Felder, die unbedingt erforderlich sind. Andere können Sie später hinzufügen. Wahrscheinlich werden Sie Formate wie Text (für Berufsbezeichnung) oder Liste (für Abteilung) verwenden. Sie finden diese Felder im Formular zur Bearbeitung von Benutzer:innen.

Ausführliche technische Dokumentation: https://documentation.easyproject.com/easy_knowledge_stories/7

1.2.5 Seitenvorlagen

Gehen Sie zu: Administration > Seitenanpassung > Meine Seite

Alle Benutzer:innen haben ihre eigene Homepage - ihr persönliches Dashboard/Arbeitsbereich. Es ist die erste Seite, auf die Sie zugreifen, wenn Sie sich anmelden, und sie ist immer im Hauptmenü unter der Schaltfläche Home verfügbar. Diese Seite ist anpassbar, so dass alle Nutzer:innen genau das sehen, was sie brauchen.

My page

Wir empfehlen, Ihren Benutzer:innen zumindest in den ersten Monaten nicht zu gestatten, ihre eigene Homepage zu ändern (über Rollen und Berechtigungen - Kapitel 1.2.7). Benutzer:innen, die die gleiche Position innehaben, sollten einheitliche Homepages haben. Andernfalls könnten einige Änderungen vornehmen, die ihre Arbeit stören (z. B. könnten sie Aufgaben ausblenden, die sie eigentlich beobachten sollten).

Wenn Sie sich entscheiden, Ihre eigenen Seitenvorlagen zu erstellen, empfehlen wir Ihnen, diese einfach zu halten. Wenn es zu viele Module gibt, werden sich die Benutzer:innen verlieren. Auch bei langen Listen verlieren sich die Nutzer:innen - halten Sie eine vernünftige Obergrenze für Listen ein (zwischen 10-15). Wenn Sie ein vernünftiges Feedback erhalten, können Sie kontinuierlich Optimierungen vornehmen.

1.2.6 Arbeitskalender

Gehen Sie zu: Administration > Arbeitszeit - Vorlagen > (Neuer Kalender)

Mit Arbeitskalendern können Sie ein Arbeitssystem für das gesamte Unternehmen festlegen (Montag-Freitag, 9-17 Uhr mit 0,5 Stunden Mittagspause), spezifische Kalender für Teilzeitbenutzer:innen und sogar einen benutzerdefinierten Kalender für bestimmte Benutzer:innen festlegen. Die Einstellung des Kalenders der Benutzer:innen bestimmt deren Zeit- und Anwesenheitsberichte (mehr dazu in Kapitel 7.4.3).

Working calendar

Anmerkungen:

  • Arbeit beginnt/endet um - die Differenz zwischen diesen Werten ist die Gesamtstundenzahl, die die Benutzer:innen bei der Arbeit sein sollte, in unserem Beispiel 8,5 Stunden. Bei Verwendung der Anwesenheitsfunktionen und der Erfassung von Halbtagen am Morgen/Nachmittag wird der entsprechende Zeitraum vorausgefüllt.
  • Anzahl der Arbeitsstunden pro Tag - Wie viele Stunden Sie arbeiten sollen - wie viel Zeit an einem Tag für Aufgaben und Projekte erfasst werden soll. In unserem Beispiel können Sie einfach berechnen, dass 0,5 Stunden für das Mittagessen übrig bleiben.
  • Arbeitstage in der Woche - Hier legen Sie die Wochenenden fest.
  • Standardkalender - wenn Sie dieses Kästchen ankreuzen, wird dieser Kalender automatisch allen neuen Benutzer:innen zugewiesen.

Ausführliche technische Dokumentation: https://documentation.easyproject.com/easy_knowledge_stories/76

1.2.7 Rollen und Rechte

Gehen Sie zu: Administration > Rollen und Berechtigungen > (Neue Rolle)

Wenn Sie noch keine Rollen haben, müssen Sie eine neue erstellen. Diese Einstellung ist recht komplex, da sie eine Vielzahl von Bereichen in der gesamten Anwendung betrifft. Die am häufigsten verwendeten Bereiche sind Projekt, Aufgabenverfolgung und Zeitaufwand.

Die einzelnen Genehmigungen sind selbsterklärend. Es gibt jedoch einige allgemeine Grundsätze, die Sie verstehen müssen.

Global vs. Projektberechtigungen

Alle besonderen Berechtigungen sind in zwei Hauptgruppen unterteilt:

  • Global - diese Berechtigungen haben keinen Projektkontext; sie können in der gesamten Anwendung verwendet werden. Beispiel: Aufgabenliste verwenden - diese Funktion ist nicht an ein bestimmtes Projekt gebunden und kann überall in der Anwendung verwendet werden.
  • Projektberechtigungen - diese werden nur auf das spezifische Projekt angewendet, in dem die Benutzer:in diese Rolle hat. Zum Beispiel Aufgaben erstellen - Aufgaben sind immer an ein Projekt gebunden, Sie können keine Aufgabe ohne ein Projekt haben. Wenn Sie die Rolle einer Manager:in für Projekt A und die Rolle einer Arbeiter:in für Projekt B innehaben, können Sie nur Aufgaben für Projekt A erstellen, da Arbeiter:innen keine Aufgaben erstellen dürfen (als anschauliches Beispiel).

Vielleicht denken Sie jetzt "Gut, aber Rollen werden immer für Projekte definiert, wie funktioniert dann die globale Berechtigung? " Das ist eine gute Frage. Die Antwort ist recht einfach: Globale Berechtigungen werden auf alle Rollen angewandt, die Sie für mindestens ein Projekt haben. Sie brauchen also nur die Rolle CEO in einem Projekt zu haben, und schon haben Sie alle globalen Berechtigungen des CEOs.

Das ist nicht sehr sicher, oder? Wir haben das im Griff. Die Möglichkeit, anderen Nutzer:innen im Projekt Rollen zuzuweisen, befindet sich ebenfalls unter Rechte - Mitglieder verwalten, und selbst dort können Sie festlegen, welche Rollen zugewiesen werden können. Denken Sie auch daran, dass Administrator:innen allen Benutzer:innen eine beliebige Rolle zuweisen können.

Member management

Nach unserem Evergreen-Prinzip - Keep it simple - reicht es aus, zunächst drei Rollenebenen (Topmanager:in, Teamleiter:in, Teammitglied) zu verwenden. Auf der Grundlage Ihrer Erfahrungen können Sie dann Optimierungen vornehmen und möglicherweise neue Rollen für bestimmte Fälle hinzufügen.

Sonderrollen - Nicht-Mitglied, Anonym

In der Liste der Rollen und Berechtigungen sehen Sie immer zwei ungewöhnliche Rollen, die Sie nicht löschen können. Was bedeuten sie? In Kapitel 1.2.1 (Authentifizierungseinstellungen) haben wir erwähnt, dass die Authentifizierung deaktiviert wird - die Anwendung ist dann ohne Anmeldung zugänglich. Nun, Benutzer:innen, die nicht in der Anwendung angemeldet sind, werden als Anonym betrachtet und die Berechtigungen werden von eben dieser Rolle übernommen. Wenn Sie sich für Ihre Anwendung anmelden müssen, ist diese Rolle für Sie völlig uninteressant.

Nicht-Mitglied - globale Berechtigungen werden auf alle registrierten Benutzer:innen in der Anwendung angewendet. Projektberechtigungen werden auf Benutzer:innen angewandt, die keine Mitglieder des Projekts sind, es aber sehen können.

Beide oben genannten Rollen können den Inhalt von öffentlichen Projekten sehen und ihre Projektberechtigungen werden auf sie angewendet. Normale Projekte sind nicht öffentlich, aber Sie können beschließen, einige Projekte als öffentlich einzustufen, um sie für alle Benutzer:innen verfügbar zu machen, ohne sie zu Mitgliedern zu machen.

Wofür stehen die Buchstaben R, M und L?

Neben bestimmten Berechtigungen sehen Sie möglicherweise einige mysteriöse Buchstaben neben diesen.

R, M, L permissions

  • R Nur lesen - mit dieser Berechtigung können Sie Daten sehen, aber keine Daten erstellen, bearbeiten oder löschen.
  • M Mitglied - Sie müssen Mitglied des Projekts sein => diese Berechtigung gilt nicht für die Rollen Nicht-Mitglied und Anonym.
  • L Eingeloggt - Sie müssen in der Anwendung angemeldet sein => dieses Recht gilt nicht für die anonyme Rolle.

1.3 Projekte

1.3.1 Globale Einstellungen (Projekte)

Gehen Sie zu: Administration > Einstellungen > Projekte

  • Standardmodule und Aufgabentypen - wählen Sie nur diejenigen aus, von denen Sie sicher sind, dass sie für alle Projekte verwendet werden. Andernfalls sehen einige einfache Projekte komplizierter aus, als sie tatsächlich sind. Diese Einstellungen wirken sich nicht auf Projekte aus einer Vorlage aus.
  • Aktivität wird beim Erstellen einer Aufgabe (oder beim Bearbeiten einer Aufgabe) ausgewählt - wir empfehlen Ihnen, dies deaktiviert zu lassen, da es sonst zu Problemen beim Erstellen/Bearbeiten von Aufgaben über Gantt, WBS oder Quick Planner kommen kann.
  • Aktivitäten zu Rollen zuordnen - halten Sie es einfach, lassen Sie es deaktiviert. Es macht Sinn, wenn Sie einen bestimmten Punkt erreichen - zu viele Rollen, zu viele Aktivitäten. Oder wenn Sie sehr strenge Zeiterfassungsregeln haben.
  • Benutzerdefinierte Projektkennungen anzeigen - lassen Sie diese Option deaktiviert, sie erschwert nur die Projekterstellung. Sie wird nur in ganz bestimmten Fällen verwendet.
  • Dem Benutzer zugewiesene Rolle, der ein Projekt (Unterprojekt) erstellt - stellen Sie sicher, dass Sie eine Rolle auswählen. Andernfalls wird die erste in der Liste der Rollen zugewiesen.
  • Projektbeginn/Projektfälligkeit aus Aufgaben berechnen - diese Einstellung hat Vor- und Nachteile. Wenn sie aktiviert ist, müssen Sie sich nicht um die Start- und Fälligkeitsdaten von Aufgaben kümmern; Sie werden nicht gewarnt, wenn die Aufgabendaten außerhalb des Projektzeitraums liegen, aber Sie können die Projekte nicht nach Daten filtern und sortieren. Wenn die Option deaktiviert ist, können Sie Projekte nach Datum filtern und sortieren, aber Sie erhalten Fehlermeldungen, wenn Aufgabendaten außerhalb des Projektdatumsbereichs liegen (z. B. beim Verschieben von Aufgaben aus einem anderen Projekt).

1.3.2 Projektvorlagen

Gehen Sie zu:Administration > Projektvorlagen

Wie können Sie Vorlagen in Ihre Anwendung integrieren?

Aus bestehendem Projekt

Gehen Sie zu: ein bestehendes Projekt in Ihrer Anwendung > Einstellungen > Informationen > Vorlage aus diesem Projekt erstellen.

Project template

1.3.3 Projektprioritäten

Gehen Sie zu: Administration > Kategorien > Projektpriorität

Hier geht es nicht um Wissenschaft, sondern darum, 3-4 Projektprioritäten festzulegen. Aus historischen Gründen ist die Reihenfolge so, dass die höchste Priorität die unterste und die niedrigste Priorität die oberste ist.

1.3.4 Benutzerdefinierte Projektfelder

Gehen Sie zu: Administration > Benutzerdefinierte Felder > Projekte (oder Neues benutzerdefiniertes Feld > Projekte)

Entscheiden Sie, wie Sie Ihre Projekte kategorisieren wollen (aber nicht überkategorisieren). Einige regelmäßig verwendete Beispiele sind z. B. Projektphase (Liste), Versanddatum (Datum), Projekttyp (Liste).

Ausführliche technische Dokumentation: https://documentation.easyproject.com/easy_knowledge_stories/7

1.3.5 Projektübersichtsvorlagen

Gehen Sie zu: Administration > Seitenanpassung > Projekt - Homepage

Die Projektübersicht ist die erste Seite eines bestimmten Projekts.

Page customisation

Die Standardseitenvorlage wird auf neue Projekte angewendet. Seitenvorlagen können auf bestehende Projekte angewandt werden. Aus unserer Erfahrung heraus empfehlen wir die Verwendung dieser Module: Projektbeschreibung, Projektinfo auf der Übersichtsseite. Projektmitglieder oder Unterprojekte können ebenfalls Teil dieser Seite sein.

List of templates

1.4 Aufgabenverfolgung

1.4.1 Globale Einstellungen (Aufgabenverfolgung)

Gehen Sie zu: Administration > Einstellungen > Aufgabenverfolgung

  • Aufgaben-ID anzeigen - dies ist praktisch, wenn Sie mit kleineren Aufgaben arbeiten, denn so können Sie schneller und einfacher navigieren und auf bestimmte Aufgaben verweisen.
  • Unterprojektaufgaben in übergeordneten Projekten standardmäßig anzeigen - die weniger eindringliche Option ist, dies zu deaktivieren. Wenn Sie eine Aufgabenliste für ein Projekt öffnen, werden nur die Aufgaben dieses Projekts angezeigt, keine anderen Aufgaben. Bei Bedarf können Sie jederzeit über einen Filter Aufgaben aus den Unterprojekten einbeziehen.
  • Farbschema verwenden für: - wir empfehlen Ihnen, Priorität für die Einfärbung von Aufgaben zu verwenden.
  • Festlegen des Aufgabenfälligkeitsdatums nach dem Meilensteindatum zulassen (Meilenstein wird entsprechend verschoben). - diese Einstellung scheint sehr spezifisch zu sein; sie hat eine Auswirkung, wenn Sie in Ihren Projekten Meilensteine verwenden. Wenn Sie diese Option aktivieren, werden Sie nicht angehalten, wenn Sie das Fälligkeitsdatum einer Aufgabe über das Datum ihres Meilensteins hinaus verschieben. Stattdessen wird der Meilenstein entsprechend verschoben. Ist diese Option deaktiviert, erhalten die Benutzer:innen eine Fehlermeldung, wenn sie ein falsches Fälligkeitsdatum für eine Aufgabe festlegen.
  • Private Aufgaben aktivieren - dies ist eine Komplikation, für die Sie entsprechende Berechtigungen festlegen müssen. Wir empfehlen Ihnen, dies deaktiviert zu lassen. Sehen Sie im Laufe einiger Monate, ob diese Funktion von Ihren Benutzer:innen wirklich benötigt wird.
  • Projektübergreifende Unteraufgaben zulassen - um die Ordnung in den Aufgaben zu wahren, sollten Sie diese Funktion deaktiviert lassen. Um verschiedene Aufgaben zwischen Projekten zu verbinden, können Sie immer Aufgabenbeziehungen verwenden. Der Baum mit den übergeordneten Unteraufgaben sollte am besten in einem Projekt bleiben.
  • Projektübergreifende Aufgabenbeziehungen zulassen - ein guter Ersatz für die obige Einstellung.
  • Aufgabenzuweisung an Gruppen zulassen - dies funktioniert nur, wenn die Gruppe als Mitglied des Projekts hinzugefügt wird. Wenn alle Benutzer:innen der Gruppen einzeln hinzugefügt werden, funktioniert dies nicht.
  • Anteil der erledigten Aufgaben berechnen mittels - Aufgabenfeld benutzen = Benutzer:innen geben manuell % erledigt für die Aufgabe ein, basierend auf ihrer qualifizierten Schätzung. Aufgabenstatus benutzen = für jeden Aufgabenstatus legen Sie fest, wie hoch der Anteil der erledigten Aufgaben ist. Zum Beispiel: Neu = 0 %, In Bearbeitung = 50 %, Überprüfung = 90 %. Mit dieser Einstellung können Sie %erledigt nicht manuell eingeben.
  • Workflow für Administratoren ignorieren - wie Sie bald feststellen werden, hat der Workflow starke Auswirkungen auf die Arbeit mit Aufgaben. Wenn Sie diese Einstellung aktivieren, gehen Sie das Risiko ein, dass eine Administrator:in die Aufgabe so ändert, dass normale Benutzer:innen nicht mehr damit arbeiten können. Wir empfehlen Ihnen, diese Einstellung deaktiviert zu lassen.
  • Aufgaben-Exportlimit - Das Limit wird auf alle Exporte angewandt, nicht nur auf Aufgaben. Halten Sie diese Einstellung vernünftig. Der Export der komplexen Listen von Easy Project dauert bei zu vielen Elementen zu lange. Außerdem kann während des Exports die Geschwindigkeit der Anwendung anderer Benutzer:innen beeinträchtigt werden. Ist es wirklich sinnvoll, ein Papier mit mehr als 500 Elementen zu haben? Wer liest es wirklich?
  • Attribute der übergeordneten Aufgaben - um mehr Kontrolle über einzelne Aufgaben zu haben, sollten die Einstellungen unabhängig bleiben. Wenn Sie aus Unteraufgaben berechnete Attribute auswählen, können die Benutzer:innen diese Attribute nicht manuell für die übergeordnete Aufgabe festlegen, was zu Verwirrung führen kann.

1.4.2 Aufgabentypen

Gehen Sie zu: Administration > Aufgabentypen

Die nächsten drei Kapitel werden eng miteinander verknüpft sein, also lesen Sie diese Zeilen geduldig durch, und im Kapitel "Workflow" wird alles klar werden.

Wenn Sie gerade erst mit Easy Project beginnen, um die regelmäßige Arbeit eines Teams von bis zu 25 Benutzer:innen zu verwalten, werden Sie nicht wirklich mehr als einen Aufgabentyp, genannt Aufgabe, benötigen. Mit der Zeit werden Sie vielleicht feststellen, dass Sie die Art der Arbeit, die Ihre Benutzer:innen erledigen, besser differenzieren möchten. Wie - und wann immer Sie zu der Erkenntnis kommen, dass Sie Ihre Arbeitsaufgaben besser spezialisieren müssen, wird es mit Aufgabentypen beginnen.

Der Aufgabentyp kann einfach als eine Art von Arbeitsauftrag verstanden werden, z. B. Audit, Dokumentation, architektonischer Vorschlag, Konstruktion, Workshop, Programmierung, usw. Aufgabentypen sind benutzerdefiniert; Sie haben die vollständige Kontrolle über sie.

Attribute eines Aufgabentyps
  • Standardstatus - beim Erstellen einer Aufgabe dieses Aufgabentyps wird dieser Status vorausgefüllt.
  • Icon - wird in Scrum/Kanban verwendet.
  • Standardfelder - je weniger Felder Sie bei Aufgaben haben, desto weniger Aufmerksamkeit werden sie bei Ihren Benutzer:innen erregen. Ein funktionales Minimum ist die Aktivierung von Beauftragter, Beschreibung, Anfangs-/Fälligkeitsdatum. Aktivieren Sie das Feld Übergeordnete Aufgabe, wenn Sie planen, Aufgabenstrukturen zu erstellen (z. B. übergeordnete Teilaufgaben im Projektstrukturplan). Aktivieren Sie Geschätzte Zeit, wenn Sie die Arbeit in der Ressourcenverwaltung planen. % Erledigt hat eine funktionale Auswirkung auf das Earned Value Management. Für fortgeschrittenes Projektmanagement werden Sie auch Meilensteine nutzen, die in Gantt übersichtlich verwaltet werden.

Aufgabentypen können pro Projekt aktiviert/deaktiviert werden. Und sie können einen eigenen Satz von benutzerdefinierten Feldern haben.

1.4.3 Aufgabenstatus

Gehen Sie zu: Administration > Aufgabenstatus

Individuell definierbare Vorgangsstatus machen Easy Project zu einem so leistungsstarken und flexiblen Werkzeug. Unsere Erfahrung aus hunderten von Kundenimplementierungen zeigt, dass eine erste Lösung aus vier Status besteht: Neu > In Bearbeitung > Genehmigt > Abgeschlossen.

Wir empfehlen Ihnen, mit Äquivalenten solcher Stufen zu beginnen, die Sie entsprechend Ihrer eigenen Praxis benennen. Bei der letzten Stufe sollte die Option Aufgabe abgeschlossen angekreuzt sein.

Task statuses

Die Trennung von offenen und abgeschlossenen Aufgaben ist wichtig für eine effektive Aufgabenauflistung und -berichterstattung und hat nützliche funktionale Auswirkungen.

Status können durch Ziehen in der Liste sortiert werden, um die Auswahl für die Benutzer:innen intuitiver zu gestalten.

Sorting task statuses

1.4.4 Workflow

Gehen Sie zu: Administration > Workflow

Da wir nun mit den Aufgabentypen und -status vertraut sind, können wir den Lebenszyklus der Aufgabe definieren, d. h. wie die Status fortschreiten können. Workflow setzt die Rolle der Benutzer:innen, den Aufgabentyp und den aktuellen Status der Aufgabe zusammen und bewertet, was die Benutzer:innen mit der Aufgabe tun können.

Lassen Sie uns dies anhand einer einfachen Userstory erklären. Teammitglieder unterstehen ihrer Teamleiter:in = ihre Arbeit muss immer von Teamleiter:innen bewertet werden.

Dies kann über den Workflow sichergestellt werden, d.h. Sie verbieten den Teammitgliedern, Aufgaben zu schließen, und erlauben ihnen nur, den Status Vorgesetztenprüfung zu verwenden, um ihre Arbeit zu übergeben. Teamleiter:innen werden eine Warteschlange von Aufgaben in diesem Status von ihren Teammitgliedern haben, und nur seine Rolle kann die Aufgabe abschließen.

So sieht es in den Workflow-Einstellungen aus - ein Teammitglied hat alle Optionen zum Schließen der Aufgabe deaktiviert, während Teamleiter:innen diese Option zur Verfügung steht. Außerdem dürfen Teamleiter:innen bereits geschlossene Aufgaben wieder öffnen.

Workflow - Team member

Workflow - Team leader

Standardmäßig sind neu erstellte Status immer für alle Rollen und alle Aufgabentypen deaktiviert, weshalb es notwendig ist, den Workflow jedes Mal zu konfigurieren, wenn Sie einen neuen Status erstellen.

Aber das ist nicht die einzige Funktion des Workflows. Wechseln Sie zur zweiten Registerkarte - Berechtigungen für Aufgabenfelder -, um zu steuern, welche Felder frei bearbeitet werden können, welche schreibgeschützt sind und welche erforderlich sind.

Task fields permissions

Wir müssen Sie vor der Option "erforderlich" warnen. Sie kann zu Frustration bei den Nutzer:innen führen, wenn sie zu oft Fehlermeldungen erhalten (aufgrund eines leeren erforderlichen Feldes, wenn sie den Status geändert haben), was dann zu einer weniger geradlinigen Annahme der Anwendung führen kann. Bitte bedenken Sie dies, bevor Sie ein Feld als erforderlich festlegen, und verwenden Sie es mit Bedacht. Denken Sie daran, dass Sie das Leben mit Easy Project vereinfachen und nicht verkomplizieren wollen.

1.4.5 Aufgabenprioritäten

Gehen Sie zu: Administration > Kategorien > Aufgabenprioritäten

Die Priorität ist ein weiteres erforderliches Attribut für jede einzelne Aufgabe. Die gängigste Anzahl von Prioritäten liegt bei 3-5, entsprechend Normal, Hoch, Niedrig, Dringend, oder ähnlich. Die häufigste Priorität sollte als Standard eingestellt werden, in unserem Fall Normal.

Wenn Sie mehr als 5 Prioritäten verwenden wollen, müssen alle Benutzer:innen genau wissen, was die einzelnen Prioritäten bedeuten, um Missbrauch zu vermeiden. Sie können auch die Möglichkeit in Betracht ziehen, den Workflow so einzustellen, dass nur ausgewählte Rollen die Priorität bearbeiten können.

Die Prioritäten werden manuell geordnet (wie die Status), aber ihre Reihenfolge in der Einstellung ist umgekehrt zur Reihenfolge in der Aufgabenliste. Lassen Sie uns das im folgenden Beispiel erklären.

Die Priorität Niedrig steht ganz oben auf der Liste, JETZT ganz unten. Es ist ganz klar, welche die höchste ist. Wenn Sie Aufgaben in einer Liste nach Priorität sortieren, ist die aufsteigende Reihenfolge von Niedrig bis JETZT, die absteigende Reihenfolge von JETZT bis Niedrig.

Tasks priorities

Ja, es sieht unlogisch aus, aber es wird bereits von zu vielen Unternehmen auf diese Weise verwendet, so dass eine Umstellung in der Anwendung zu viel unnötige Arbeit für alle Administrator:innen bedeuten würde. Schließlich handelt es sich nur um eine einmalige Einstellung, um die sich nach der Ersteinrichtung niemand wirklich kümmern muss.

1.4.6 Benutzerdefinierte Felder für Aufgaben

Gehen Sie zu: Administration > Benutzerdefinierte Felder > Aufgaben

Benutzerdefinierte Felder sind zusätzliche Attribute von Aufgaben, genau wie bei Projekten. Jedes Attribut der Aufgabe sollte von den Benutzer:innen, die es sehen/bearbeiten können, intuitiv verstanden werden. Wenn Sie zu viele davon haben, werden die Benutzer:innen verwirrt und ignorieren sie lieber alle.

Eine großartige Funktion der benutzerdefinierten Aufgabenfelder ist, dass sie pro Projekt und Aufgabentyp aktiviert/deaktiviert werden können. Sie sind auch Teil der Berechtigungseinstellungen für Workflow-Felder. Insgesamt können Sie sie nur dort verwenden, wo sie wirklich notwendig sind, und sie aus Aufgaben herauslassen, wo sie nur behindern würden.

Diese Funktionalität ist sehr umfangreich, und Sie können so viel experimentieren, wie Sie können, um ein umfassendes Registrierungssystem aufzubauen. Aber das würde zu viel Platz in diesem Handbuch zur Ersteinrichtung einnehmen. Deshalb hier ein paar kurze Tipps von uns, die auf Erfahrung und häufigem Missbrauch beruhen:

  • Erforderlich - wenn Sie sich für diese Option entscheiden, stellen Sie sicher, dass Sie einen Standardwert für dieses Feld festlegen. Andernfalls erschweren Sie die Erstellung von Aufgaben. Schlimmer noch, Sie würden die Erstellung von Aufgaben per E-Mail (vom Helpdesk) oder von einem externen System über die API komplett verbieten.
  • Verwenden Sie statt des Formates Liste eine Schlüssel-/Wertliste - die reguläre Liste wird aus Gründen der historischen Kompatibilität beibehalten. Die Schlüssel/Werteliste funktioniert viel besser mit dem Hinzufügen, Bearbeiten und Löschen von Werten.
  • Wird als Filter verwendet - es ist eine weitere verlockende Option, aber glauben Sie wirklich, dass jemand Aufgaben nach einem Textfeld filtert? Zu viele verfügbare Filter erschweren die Arbeit mit einer Aufgabenliste und können im Extremfall das Laden von Aufgabenlisten verlangsamen.
  • Als zusätzliches Attribut anzeigen - sie ist praktisch bei Feldern, die in der Regel bei der Aufgabenerstellung ausgefüllt werden (z. B. zur Kategorisierung), die aber im Laufe der Aufgabe von niemandem mehr berührt werden müssen. Mit dieser Option wird das Feld beim Aktualisieren einer Aufgabe unter der Schaltfläche Weitere Attribute bearbeiten ausgeblendet, so dass sich die Benutzer:innen auf die wichtigen Felder konzentrieren können.

Attributes

  • Wie kann man Aufgaben mit anderen Entitäten verbinden? Verwenden Sie einfach das benutzerdefinierte Feld Lookup. Es ermöglicht Ihnen, Aufgaben mit anderen Entitätstypen in der Anwendung zu verknüpfen, z. B. mit Dokumenten, Benutzer:innen und Kontakten.

Ausführliche technische Dokumentation: https://documentation.easyproject.com/easy_knowledge_stories/7

1.4.7 Aktionsschaltflächen (Einfache Schaltflächen)

Gehen Sie zu: Administration > Einfache Schaltflächen

In diesem Kapitel werden wir ein wenig mit der Regel dieses Handbuchs brechen, einen Anfangszustand der Anwendung einzurichten. Das Wissen um diese praktische Funktion kann jedoch in den ersten Tagen der Nutzung der Anwendung nützlich sein.

Aktionsschaltflächen sind eine große Zeitersparnis für häufig wiederholte Vorgänge bei Aufgaben. Sie ermöglichen es Ihnen, mehrere Änderungen an Aufgaben mit nur einem Klick vorzunehmen.

Hier ist ein Beispiel. Ihr Verfahren sieht vor, dass Sie eine Aufgabe nach ihrer Bearbeitung an die Autor:in (die Person, die die Aufgabe erstellt hat) zurückgeben müssen. Normalerweise müssten Sie auf Aktualisieren klicken, Status auswählen, Beauftragter auswählen und auf Speichern klicken = sechs Klicks. Mit der Aktionsschaltfläche ist es nur noch ein Klick.

Aktionstasten einrichten

Action buttons set up

  • Entitätstyp - wählen Sie eine Aufgabe und benennen Sie sie.
  • Stiller Modus - wenn deaktiviert, können Sie einen Kommentar eingeben und müssen die Änderung bestätigen (ein zusätzlicher Klick).
  • Privat - keine anderen Benutzer:innen außer der Ersteller:in der Schaltfläche können diese sehen.
  • Aktiv - Sie können einige Schaltflächen vorübergehend deaktivieren, indem Sie das Häkchen entfernen, anstatt sie zu löschen.

Conditions to show button

  • Bedingungen für die Anzeige der Schaltfläche - die Schaltfläche wird nur dann bei Aufgaben angezeigt, wenn alle diese Bedingungen erfüllt sind. Beispiel: Ich kann die Schaltfläche nur für Aufgaben verwenden, die mir zugewiesen wurden und an denen ich gerade arbeite.
  • Aktionen - was passiert, wenn Sie auf die Schaltfläche klicken. Beispiel: Die Aufgabe wird der Autor:in zur Bestätigung erneut zugewiesen.

Die Schaltfläche wird unter den Aufgabenattributen angezeigt.

Full text search optimization

Sie können den Wert dieser Funktion sicherlich erkennen, aber Sie müssen nicht sofort Zeit darauf verwenden. Warten Sie ein oder zwei Wochen, fragen Sie Ihre Nutzer:innen, welche Änderungen sie am häufigsten vornehmen, und richten Sie dann die Schaltflächen auf der Grundlage realer Erfahrungen ein. Wir empfehlen, dass die Nutzer:innen nicht mehr als zwei oder drei Schaltflächen auf einmal sehen sollten.

1.4.8 Aufgabenfilterung

Gehen Sie zu: Administration > Standardfilter > Aufgaben

Task filtering

Hier stellen Sie den Standardfilter ein - die Standardform der Aufgabenliste, wenn sie von beliebigen Benutzer:innen geöffnet wird. Stellen Sie auf jeden Fall den Filter Status - offen ein, denn Sie wollen nicht, dass alte, geschlossene Aufgaben standardmäßig angezeigt werden. Was die angezeigten Spalten betrifft, so sollten Sie die Breite der Bildschirme Ihrer Benutzer:innen berücksichtigen. Ein Thema, über das Sie nachdenken sollten, ist die Frage, ob (und wo) Sie die Spalte Projekt einfügen sollten. Wenn sie sich in der ersten Spalte befindet, kann es sein, dass die Benutzer:innen auf das Projekt statt auf die Aufgabe klicken und sich auf diese Weise verirren. Sie sollten erwägen, den Aufgabennamen (Betreff) in die erste Spalte zu setzen.

Natürlich können die Nutzer:innen die Spalten der Filteransicht ad-hoc nach ihren jeweiligen Bedürfnissen einstellen. Aber Sie können ihnen zu einer guten Ausgangsposition verhelfen.

Gehen Sie zu: Administration > Verwaltung gespeicherter Filter > Aufgaben

Hier können Sie andere Arten von Aufgabenlisten vordefinieren (einschließlich Diagramme oder Pivot-Tabellen - Berichte). Gespeicherte Filter werden in der rechten Seitenleiste der Aufgabenliste angezeigt oder in der Überschrift dargestellt.

Task listings

Es gibt unendlich viele Möglichkeiten, Aufgabensätze zu betrachten, Sie können sich hier wirklich austoben. Aber wie Sie sehr gut wissen, bitten wir Sie, es im Moment nicht zu übertreiben. Für den Anfang empfehlen wir Ihnen, Filter für Überfällige Aufgaben pro Benutzer oder Aufgaben mit hoher Priorität pro Benutzer zu erstellen. Heben Sie sich die komplexeren Berichte für später auf, je nach Ihrer Praxis.

1.4.9 Checklisten

Gehen Sie zu: Administration > Checklisten-Vorlagen

Checklisten sind auf jeden Fall eine Erwähnung wert. Sie können die Aufgabenbeschreibung vereinfachen und sicherstellen, dass jede Aufgabe zu 100 % erledigt wird. So sieht es bei einer Aufgabe aus.

Checklists

Sie können in Erwägung ziehen, Checklisten für bestimmte Aufgabentypen und Checklistenvorlagen für diejenigen zu verwenden, die dieselben Verfahren anwenden.

Bei der Einstellung einer Checklistenvorlage legen Sie die Vorlagen fest, die bei der Erstellung einer Aufgabe verwendet werden können. Es gibt auch einige einfache Einstellungen - ob die (Nicht-)Markierung von Elementen in der Aufgabenhistorie erfasst werden soll und ob die %-Erledigt-Quote der Aufgabe beim (Nicht-)Markieren von Elementen aktualisiert werden soll.

Die Voraussetzung für die Verwendung von Checklisten ist die Aktivierung des Projektmoduls Checklisten im Projekt (Projekteinstellungen > Module).

Jetzt, wo Sie diese nützliche Funktion kennen, bedeutet das nicht, dass Sie sie für alle Aufgaben aktivieren müssen. Machen Sie sie nicht zu einem weiteren Element, das die Benutzer:innen ausfüllen müssen, sondern aktivieren Sie sie dort, wo sie am nützlichsten ist.

Ausführliche technische Dokumentation: https://documentation.easyproject.com/easy_knowledge_stories/77

1.4.10 Agile Einstellungen

Gehen Sie zu: Administration > Standard-Scrum- / Kanban-Einstellungen

Wenn Sie in Ihren Projekten keine agilen Methoden verwenden, können Sie diesen Abschnitt natürlich ignorieren. Wenn Sie jedoch agile Projekte verwalten, können Sie hier die Standardkonfiguration für Ihre Scrum- oder Kanban-Projekte vorbereiten.

Die Einstellungen in beiden Abschnitten sind praktisch identisch, aber es ist wichtig, den Unterschied zwischen den Typen in der Logik von Easy Project (die natürlich den allgemein anerkannten Standards folgt) zu erkennen.

In einer sehr vereinfachten Erklärung, die für die Zwecke dieses Handbuchs völlig ausreicht, verwendet Scrum Sprints mit einem festgelegten "Liefertermin" für den gesamten Sprint, und die Kapazität wird innerhalb des Sprints auf der Grundlage des Teams verwaltet, das an diesem bestimmten Sprint arbeitet.

Kanban hingegen ist eine Methode zur Visualisierung eines kontinuierlichen Aufgabenflusses. Kanban selbst hat kein Fälligkeitsdatum, sondern wird als Überwachungs- und Planungstabelle für die Anzahl der Aufgaben in bestimmten (benutzerdefinierten) Phasen verwendet. Die Kapazitäten werden pro Stufe (d. h. Spalte) überwacht, nicht im Kanban als Ganzes.

Kanban settings

In Bearbeitung
  • Fortschrittsstatus - die Phase, die als Spalte in der Scrum/Kanban-Tafel angezeigt wird.
  • enthält diese Aufgabenstatus (basierend auf Status, Kapitel 1.4.3) - wenn eine Aufgabe in diesem Status ist, wird sie in dieser Spalte angezeigt (wenn die Aufgabe von innen aktualisiert wird, nicht über Scrum/Kanban Board).
  • Aufgabenstatus (basierend auf Status, Kapitel 1.4.3) - Status, in den die Aufgabe geändert wird, wenn Sie sie über Scrum/Kanban Board in diese Spalte verschieben.

Unsere Empfehlungen:

  • Kanban - Fortschrittsstatus = Aufgabenstatus So einfach wie es nur geht. Jede Spalte steht für einen Status. Wenn sich Ihre Prozesse weiterentwickeln und Sie mehr Aufgabentypen und -status haben werden, können Sie einige Aufgabenstatus zu einem Fortschrittsstatus kumulieren, aber das ist im Moment nicht notwendig.
  • Scrum - Verwenden Sie nur einen Fortschrittsstatus für alle Ihre In Bearbeitung-Status (wenn Sie mehr davon haben). Scrum/Sprint kennt 3 Hauptphasen - Backlog, In Bearbeitung (work in progress) und Erledigt. Es besteht keine Notwendigkeit, die WIP-Phase in Unterphasen aufzuteilen, da der Schwerpunkt darauf liegt, sicherzustellen, dass jede Aufgabe zu 100 % erledigt wird, und nicht darauf, die Aufgabe innerhalb verschiedener Phasen des Fortschritts zu verschieben.

Die Optionen unterhalb der Statuskonfiguration dienen als Voreinstellung, wie die Karten (die die Aufgaben darstellen) aussehen, d.h. welche zusätzlichen Daten angezeigt werden. Wenn Sie mit der Maus über jede Einstellung fahren, wird der entsprechende Abschnitt in der Vorschau hervorgehoben.

Es sei daran erinnert, dass diese Einstellungen Standardwerte sind. Bei jedem Projekt können Sie Anpassungen vornehmen, die Sie für notwendig erachten.

Ausführliche technische Dokumentation: https://documentation.easyproject.com/easy_knowledge_stories/39

1.5 Zeiterfassung

1.5.1 Globale Einstellungen (Zeiterfassung)

Gehen Sie zu: Administration > Einstellungen > Zeitaufwand

Zunächst einmal sollten wir einige semantische Fragen klären. Was ist Zeitaufwand, Zeiterfassung, Zeiteintrag(e)?

Zeitaufwand ist ein Begriff für das gesamte Konzept/die Funktionalität der Messung der Zeit, die von den Arbeitnehmern für die Projekte aufgewendet wurde.

Unter Zeiterfassung versteht man den Akt oder den Prozess der Zeitmessung. Die beiden ersten Begriffe können gelegentlich vertauscht werden, so dass es keinen Grund zur Sorge gibt, wenn Sie den einen oder den anderen Begriff sehen.

Der Zeiteintrag ist ein einzelner Datensatz mit den folgenden Attributen, z. B.:

Datum: 2. August; Benutzer: Allison; Projekt: A; Aufgabe: 123; Zeitaufwand: 2,5 h.

Genehmigungen für Zeitaufwand

Zurück zu den Einstellungen. Genehmigungen bedeuten, dass Benutzer:innen mit ausreichenden Rechten (Kapitel 1.2.7) Zeiteinträge von Benutzern:innen genehmigen/ablehnen können. Wenn ein Zeiteintrag genehmigt wird, hat er den Status "genehmigt", und, was noch wichtiger ist, niemand kann ihn bearbeiten oder löschen, nicht einmal eine Administrator:in. Bei der Genehmigung von Zeiteinträgen gibt es keine E-Mail-Benachrichtigungen. Das heißt, wenn Sie mit dieser Funktion arbeiten wollen, sollten Sie einige Filter für die Personen vorbereiten, mit denen sie nicht genehmigte Einträge sehen können.

Grenzwerte

Wir empfehlen ein vernünftiges Limit für die Vergangenheit (~14 Tage), damit Sie oder andere Admins diese Arbeit nicht anstelle der Benutzer:innen erledigen müssen. Die Protokollierung der Zeit in die Zukunft sollte überhaupt nicht erlaubt sein (0). Das Tageslimit ist eher für legislative Zwecke gedacht, aber eine Begrenzung auf 24 Stunden macht durchaus Sinn.

Sonstiges

Die wichtigsten Einstellungen sind Zeiterfassung bei geschlossenen Aufgaben erlauben (wir empfehlen, diese Option aktiviert zu lassen) und Bei der Zeiterfassung muss die Aufgabe ausgewählt sein, die regelt, ob Sie die Zeit direkt auf dem Projekt erfassen dürfen oder nicht.

1.5.2 Aktivitäten

Gehen Sie zu: Administration > Kategorien > Aktivitäten (Zeitaufwand)

Verwendete Zeitaktivitäten werden für eine weitere Dimension der Kategorisierung und Berichte verwendet. Denken Sie daran, dass Benutzer:innen, sich nicht ganz sicher sind, was sie auswählen sollen, wenn sie mehrere Optionen haben, die erste auswählen werden. Wenn Sie unklare Aktivitäten erstellen, werden diese Ihren Berichten überhaupt nicht helfen.

An dieser Stelle denken Sie wahrscheinlich: "Jetzt geht das schon wieder los mit diesem Einfach bleiben-Zeug". Und Sie haben Recht, aber in einem etwas anderen Sinne. Es schadet nicht, 4-5 Kategorien zu erstellen, oder sogar noch mehr, solange die Benutzer:innen nie zögern, welche sie wählen sollen, und immer die richtige Kategorie wählen. Ein gutes Beispiel wären Arbeit und Meeting. Jedes Mal, wenn die Nutzer:innen keine Besprechung haben, werden sie Arbeit eintragen. Es ist klar, was eine Besprechung ist, und Sie erhalten einen Überblick darüber, wie viel Zeit des Tages für Besprechungen aufgewendet wird.

Um Ihre Benutzer:innen zu zwingen, eine Aktivität auszuwählen, können Sie keine der Aktivitäten als Standard festlegen - dann wird bei der Zeiterfassung keine Aktivität vorausgewählt. In diesem Fall sollten Sie (zumindest am Anfang) auf viele Fragen vorbereitet sein, warum sie die Zeit nicht erfassen können, weil immer eine Aktivität ausgewählt werden muss.

1.5.3 Benutzerdefinierte Felder für Zeitaufwand

Gehen Sie zu: Administration > Benutzerdefinierte Felder > Neu (oder Neues benutzerdefiniertes Feld > Zeitaufwand)

In den drei vorangegangenen Kapiteln über benutzerdefinierte Felder haben Sie alles Wissenswerte über diese Felder erfahren. Ich möchte Ihnen nur empfehlen, Ihren Benutzer:innen das Leben nicht zu erschweren, indem Sie benutzerdefinierte Felder als erforderlich festlegen. Besser noch: Versuchen Sie, auf jedes benutzerdefinierte Feld für die verbrachte Zeit zu verzichten. Es gibt bereits genügend Attribute, nach denen Sie die aufgewendete Zeit filtern/berichten können - Aufgabenattribute, Projektattribute, Benutzerattribute, Aktivitäten.

Ausführliche technische Dokumentation: https://documentation.easyproject.com/easy_knowledge_stories/7

1.5.4 Aufgaben-Timer

Gehen Sie zu: Administration > Aufgaben-Timer-Einstellungen

Es gibt mehrere Möglichkeiten der Zeiterfassung in Easy Project, und der Aufgaben-Timer ist die genaueste von allen. Es handelt sich praktisch um eine Stoppuhr, die im Hintergrund für Sie misst - wenn Sie mit der Aufgabe fertig sind, drücken Sie die Taste und die Zeit wird für Sie zum Protokollieren vorausgefüllt.

Timer starten
  • Status - wenn Sie den Knopf drücken, der den Timer startet, sollte die Aufgabe einen bestimmten Status annehmen? Wir sagen ja, denn durch das Starten eines Timers sagen Sie, dass Sie sich aktiv auf diese bestimmte Aufgabe konzentrieren > die Aufgabe wird bearbeitet > sie sollte nicht geschlossen oder passiv sein, die Aufgabe sollte den Status in Bearbeitung haben.
  • Mir zugewiesen - sollte die Aufgabe Ihnen zugewiesen sein, wenn Sie einen Timer für sie starten? Nicht unbedingt, vielleicht helfen Sie einem Kollegen, dem die Aufgabe gerade zugewiesen ist, so dass Sie diese Option deaktiviert lassen können.
Timer stoppen
  • Beauftragter - lassen Sie es vorerst leer, es gibt zu viele Situationen, in denen Sie dies nicht wünschen.
  • Status - wenn Sie hauptsächlich kleine Aufgaben haben, die Sie in einem Rutsch erledigen, können Sie hier den Status auf Erledigt setzen. Unserer Erfahrung nach müssen Sie die meisten Aufgaben jedoch mehrmals an die Autor:innen zurückschicken, bevor Sie sie tatsächlich abschließen können, also lassen Sie den Wert leer - keine Änderung.
  • % Erledigt - hier gilt dasselbe wie oben, besser leer lassen.
  • Gerundete Zeit - wir empfehlen, überhaupt nicht zu runden. So können Sie die Genauigkeit des Task-Timers voll ausnutzen.

1.6 Dashboards

Gehen Sie zu: Administration > Seitenanpassung

In den Kapiteln 1.2.5 und 1.3.4 haben wir diese Einstellung bereits vorgenommen, um die Seitenvorlagen Meine Seite und Projektübersicht zu verwalten.

Jetzt werden wir uns allgemeine Dashboards ansehen, die für alle Arten von unternehmensübergreifenden Übersichten verwendet werden können - nennen wir sie globale Dashboards. Sie haben die Möglichkeit, diese von Grund auf neu zu erstellen, indem Sie auf die Schaltfläche Neue Seite klicken.

Eigenschaften der Seite
  • Titel - Name der Seite.
  • Identifizierungszeichen - wird als URL (Link) zur Seite verwendet. In dem Beispiel auf dem Screenshot wäre die URL https://is.easysoftware.com/easy_pages/hr-reports
  • Dies ist die Form des Links für jedes globale Dashboard. Dabei ist zu beachten, dass nur Benutzer:innen, die die URL kennen, auf die Seite zugreifen können. Außer in der globalen Dashboard-Verwaltung (auf die nur Administrator:innen Zugriff haben) gibt es keinen anderen Ort, an dem diese Seiten automatisch aufgeführt werden. Daher müssen Sie den Link zu dieser Seite an die entsprechenden Benutzer:innen weitergeben. Eine der Möglichkeiten ist, sie als Benutzerdefiniertes Menü in den Einstellungen der Benutzertypen hinzuzufügen (Kapitel 1.1.6).
  • Layout - am flexibelsten ist das Layout Dashboard.
  • Sobald Sie diese Seite erstellt haben, ist es nicht mehr möglich, das Layout zu ändern.
  • Seitenumfang - belassen Sie es bei Nichts. Die anderen Optionen können in einer benutzerdefinierten Implementierung verwendet werden, aber im Moment sind sie nicht relevant.
  • Sobald Sie diese Seite erstellt haben, ist es nicht mehr möglich, den Seitenbereich zu ändern.

Es liegt auf der Hand, dass Sie bei der Ersteinrichtung der Anwendung noch kein klares Konzept für die Art der Dashboards und Berichtstypen haben können, die Sie verwenden werden. Das bedeutet, dass diese Einstellung erst nach einigen Wochen des Produktionsbetriebs erfolgen kann. Verbringen Sie nicht zu viel Zeit damit, Dashboards mit theoretischen Berichten zu erstellen, bevor Sie genügend Daten im System haben.

Dashboards