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2. Projektlebenszyklus

  • 2.1 Was macht ein Projekt in Easy Project aus?
  • 2.2 Projekt-Einstellungen
  • 2.3 Projektübersicht
  • 2.4 Projekt-Lebenszyklus
  • 2.5 Projektbausteine
  • 2.6 Projektvorlagen
  • 2.7 Projektportfolio

Nachdem die Anwendung nun eingerichtet und konfiguriert ist, können wir einen Blick auf die Auswirkungen der Einstellungen und vor allem auf die eigentliche Projektarbeit werfen.

In den kommenden Kapiteln werden wir eine Top-Down-Reise von der höchsten Ebene - den Projekten - über die Aufgaben bis hin zu den einzelnen Zeiteinträgen unternehmen.

Wenn Sie ihre Eigenschaften und Beziehungen verstehen, werden Sie immer die Kontrolle behalten.

2.1 Was macht ein Projekt in Easy Project aus?

2.1.1 Einfache Projekt- und Projektmanagement-Terminologie

Zu Beginn dieses Abschnitts müssen wir einige bewusste Diskrepanzen zwischen unserer Definition eines Projekts, anderen Begriffen in Easy Project und der Theorie des Projektmanagements eingestehen.

Das anschaulichste Beispiel ist die Möglichkeit, das Start- und/oder Fälligkeitsdatum eines Projekts in Easy Project leer zu lassen. In der PM-Theorie muss ein Projekt immer ein Start- und Enddatum haben. Wir werden es in der Anwendung trotzdem als Projekt bezeichnen. Wir bitten Sie nur, diese Art von Unstimmigkeit zu verzeihen.

Es kann sein, dass Sie noch mehr ähnliche Fälle wie diesen finden. Sie werden durch die enorme Konfigurierbarkeit der Anwendung verursacht. Es gibt immer eine Konfiguration, die der offiziellen Terminologie auf der Grundlage der PMI- und IPMA-Normen entspricht.

2.1.2 Projektattribute

Das einzige standardmäßig erforderliche Attribut des Projekts ist der Name. Der Rest ist willkürlich.

Project attributs

Teilprojekt von (übergeordnetes Projekt)

Wenn Sie ein übergeordnetes Projekt auswählen, können Sie Projektstrukturen, Portfolios oder Programme erstellen. Je nach Tiefe der Struktur können Sie die übergeordneten Projekte als "Container" oder "Ordner" betrachten, die selbst keine direkten Daten enthalten, sondern lediglich Daten aus ihren Unterprojekten sammeln.

Außerdem haben sie oft die Funktion, allgemeine Informationen über den gesamten von ihnen abgedeckten Bereich zu liefern.

Bitte beachten Sie, dass das Ändern des übergeordneten Projekts in Wirklichkeit das Verschieben des Projekts und aller seiner Daten, einschließlich der Unterprojekte, bedeutet. Das Verschieben einer großen Projektstruktur kann ein sehr langer und anstrengender Vorgang sein (für die Serverressourcen) und der Versuch könnte auch zu einem Timeout-Fehler führen.

Wenn Sie das übergeordnete Projekt ändern müssen, empfehlen wir, zunächst alle Aufgaben aufzulisten, die zum aktuellen Projekt gehören. Wenn sich die Zahl 10.000 nähert, sollten Sie erwägen, diesen Vorgang über eine Datenbank oder eine Rails-Konsole (Serverlösung) durchzuführen oder unseren Support zu fragen (Cloud-Lösung).

Beschreibung

Dies ist das große Textfeld, in dem Sie die wichtigsten Informationen für alle Projektbeteiligten angeben sollten - das Ziel, Informationsquellen, wichtige Spezifikationen, Erwartungen des Kunden und ähnliches. Es ist auch möglich, hier Bilder, Diagramme oder Schemata einzufügen.

Die optimale Länge ist etwa zwei bis drei kurze Absätze. Es ist nicht für eine ausführliche technische Dokumentation gedacht - Sie können dafür immer das Modul Dokumente oder Wissensbasis verwenden, indem Sie einfach Links zu diesen Dokumenten in der Projektbeschreibung hinzufügen.

Andere Attribute
  • Autor - Sie können dieses Feld als Projektinhaber:in betrachten, um weniger benutzerdefinierte Felder zu haben.
  • Start-/Fälligkeitsdatum - die manuelle Eingabe dieser Daten ist auf der Grundlage einer Einstellung möglich. Wenn Sie diese Felder nicht sehen, wird ihr Wert automatisch auf der Grundlage des frühesten Start- und des spätesten Fälligkeitsdatums der Aufgaben im Projekt festgelegt. Weitere Informationen finden Sie in Kapitel 1.3.1.
  • Öffentlich - das Projekt ist für alle Benutzer:innen sichtbar, auch wenn sie nicht ausdrücklich als Mitglieder hinzugefügt wurden. Erinnern Sie sich noch an die Sonderrollen Nichtmitglied und Anonym in Kapitel 1.2.7? Nein? Wir nehmen es Ihnen nicht übel; dieser Leitfaden wird langsam langatmig. Aber vielleicht möchten Sie ihn noch einmal lesen, wenn Sie planen, einige Informationen offener zu teilen. Öffentliche Projekte sind eine gute Option dafür.
  • Geplant - könnte auch "still" genannt werden. Mit dieser Option können Sie Aufgaben zuweisen und planen, ohne die Benutzer:innen durch E-Mail-Benachrichtigungen zu belästigen. Sie können Anpassungen auf der Grundlage anderer laufender Projekte vornehmen und schließlich, wenn es an der Zeit ist, dieses Projekt zu starten, einfach diese Option deaktivieren.
  • Mitglieder vererben - diese Option ist nur sichtbar, wenn Sie ein übergeordnetes Projekt ausgewählt haben. Ihre Funktion besteht darin, dass sie die Projektmitgliedschaften vom übergeordneten Projekt kopiert. Wenn diese Option aktiviert ist, können Sie Projektmitglieder, die vom übergeordneten Projekt geerbt wurden, nicht entfernen. Sie können jedoch weiterhin neue Mitglieder oder neue Rollen für bestehende Mitglieder hinzufügen.
  • Kommentare zu Aufgaben sind standardmäßig privat - nützlich, wenn externe Mitarbeiter oder Kund:innen an dem Projekt beteiligt sind. Private Kommentare sind nur dann sichtbar, wenn eine Berechtigung erteilt wurde (Kapitel 1.2.7), was nur für interne Rollen erlaubt sein sollte.
Benutzerdefinierte Felder des Projekts vs. benutzerdefinierte Felder

Auf der rechten Seite des Projektformulars gibt es zwei Abschnitte, die vielleicht verwirrend aussehen. Lassen Sie uns diesen Unterschied gleich klären.

Benutzerdefinierte Felder des Projekts sind Attribute des Projekts selbst (mehr dazu in Kapitel 1.3.4). In dieser Einstellung entscheiden Sie also, ob Sie diese Felder aktivieren/deaktivieren möchten.

Der Abschnitt Benutzerdefinierte Felder ganz unten dient zum Aktivieren/Deaktivieren der Felder für die Aufgaben, die zu diesem Projekt gehören (mehr in Kapitel 1.4.5).

Wenn die Kästchen ausgegraut sind, bedeutet dies, dass die Felder für alle Projekte eingestellt sind und daher nicht deaktiviert werden können.

Module

Hier entscheiden Sie, welche Funktionen Sie im Projekt verwenden möchten. Wenn Sie ein Projekt von Grund auf neu erstellen, werden die Module auf der Grundlage einer globalen Einstellung vorausgefüllt (erläutert in Kapitel 1.3.1).

Sie sollten nur Module aktivieren, die auch wirklich verwendet werden. Andernfalls werden Sie ein umfangreiches Projektmenü voller nutzloser Schaltflächen haben, die die Aufmerksamkeit der Benutzer:innen nur ablenken. Diese speziellen Module werden in Kapitel 2.5 ausführlich beschrieben.

Aufgabentypen

Wie Sie wissen, definieren die Aufgabentypen die Art der Arbeit. Aktivieren Sie nur diejenigen, die für jede Art von Projekt relevant sind. Es wird einfacher sein, Aufgaben innerhalb des Projekts einzureichen und zu verwalten.

2.2 Projekteinstellungen

Nach der Projekterstellung gelangen Sie auf die Einstellungsseite des Projekts, wo Sie einige zusätzliche Optionen finden.

Wenn Sie von Anfang an gelesen haben, haben Sie an dieser Stelle wahrscheinlich die Nase voll von all den Einstellungen - Sie haben noch gar nicht mit der Projektarbeit begonnen und müssen ständig irgendetwas einrichten. Lassen Sie uns kurz einen Schritt zurücktreten, um Sie daran zu erinnern, dass Sie sich um keine dieser Einstellungen kümmern müssen, wenn sie erst einmal eingerichtet sind - dabei werden Ihnen die Projektvorlagen (mehr dazu in Kapitel 2.6) unschätzbare Hilfe leisten.

Wir erläutern Ihnen nun alle wichtigen Optionen im Rahmen der Projekte, damit Sie für alle Eventualitäten gerüstet sind.

Project settings

Informationen

Hier finden Sie die Optionen, die Sie bei der Erstellung des Projekts ausgewählt haben. Die Projektinformationen aus diesem Abschnitt (einschließlich der benutzerdefinierten Projektfelder) können auf der Projektübersichtsseite für alle Benutzer:innen angezeigt werden. Mehr dazu in Kapitel 2.3.

Verlauf

In diesem Bereich finden Sie ein Tagebuch der Änderungen der Projektattribute sowie Kommentare, die zum Projekt über wichtige Ankündigungen oder Änderungen geschrieben wurden. Diese Kommentare können auch auf der Projektübersichtsseite angezeigt werden.

Module

Abgesehen von den regulären Modulen zum Aktivieren/Deaktivieren können Sie hier auch die Standardprojektseite festlegen, d. h., wenn Sie auf das Projekt zugreifen, landen Sie zuerst auf dieser Seite. Außerdem können Sie durch Anklicken von Hat ein benutzerdefiniertes Menü? die Reihenfolge der Elemente im Projektmenü für größtmöglichen Komfort neu anordnen.

Mitglieder

Das Hinzufügen/Entfernen/Bearbeiten von Mitgliedschaften ist intuitiv, aber es gibt ein paar Grundsätze, die Sie beachten müssen.

  • Vererbte Mitgliedschaften können nicht geändert werden - wie im vorherigen Kapitel erläutert. Sie sehen diese Kästchen ausgegraut.
  • Gruppenmitgliedschaften

    • Wenn Sie eine Gruppe als Mitglied hinzufügen, werden alle Benutzer:innen dieser Gruppe zum Projekt hinzugefügt.
    • Es ist nicht möglich, Benutzer:innen aus dem Projekt zu entfernen, wenn sie in einer Gruppe in diesem Projekt sind.
    • Es ist möglich, den Benutzer:innen einer Gruppe andere Rollen zuzuweisen.
    • Wenn Benutzer:innen zu einer Gruppe hinzugefügt werden, werden sie als Mitglieder zu allen Projekten hinzugefügt, in denen sich die Gruppe befindet.
    • Benutzer:innen, die aus einer Gruppe entfernt werden, werden aus allen Projekten entfernt, in denen die Gruppe als Mitglied eingetragen ist.
    • Wurde den Benutzer:innen eine andere Rolle im Projekt individuell zugewiesen, bleiben sie in dieser Rolle im Projekt, auch wenn die Gruppe entfernt wurde.
  • Sie können Mitgliedschaften in Rollen nur auf der Grundlage der Berechtigungen Ihrer Rolle verwalten (Kapitel 1.2.7).
Meilensteine

Meilensteine sind wichtige Zeitpunkte im Projektplan. Hier sehen Sie eine einfache Liste von Meilensteinen und Optionen zum Erstellen, Bearbeiten oder Löschen von Meilensteinen.

Die beste Möglichkeit, Meilensteine zu erstellen und zu bearbeiten, ist Easy Gantt, wo sie zusammen mit den darunter liegenden Aufgaben übersichtlich visualisiert werden.

Wir haben jedoch einige Empfehlungen und allgemeine Informationen über die Verwendung von Meilensteinen.

  • Verwenden Sie keine gemeinsamen Meilensteine für alle Projekte, wenn Sie Projektvorlagen verwenden - wenn es nur einen gemeinsamen Meilenstein für alle Projekte gibt, kann dies zu scheinbar zufälligen Verschiebungen von Aufgaben- und Projektdaten führen, wenn Sie neue Projekte aus Vorlagen erstellen.
  • Offen - zu einem Meilenstein können Aufgaben hinzugefügt werden.
  • Gesperrt - ein Meilenstein ist noch offen, aber Sie können keine neuen Aufgaben unter ihm hinzufügen.
  • Geschlossen - alle Aufgaben sind erledigt, und ein Meilenstein ist somit abgeschlossen und kann ausgeblendet werden.

Im Hauptmenü des Projekts werden die Meilensteine unter dem Punkt Roadmap aufgelistet, der den Weg symbolisiert, der durch die Meilensteine markiert wird.

Repository

Wenn Sie kein Softwareentwickler sind, ignorieren Sie diesen Abschnitt. Wenn Sie das sind, folgen Sie bitte der Online-Dokumentation zu dieser Funktion: https://documentation.easyproject.com/easy_knowledge_stories/64

Aktivitäten (Zeitaufwand)

Gleich bei der ersten Einstellung muss eine wichtige Entscheidung getroffen werden.

  • Aktivität wird beim Erstellen einer Aufgabe (oder beim Bearbeiten einer Aufgabe) ausgewählt bedeutet, dass die Verfasser:in der Aufgabe entscheidet, welche Tätigkeit für die aufgewendete Zeit in dieser Aufgabe verwendet wird > Benutzer:innen, die Zeit für die Aufgabe erfassen, geben einfach die Stunden ein, ohne die Tätigkeit auszuwählen.
  • Diese Einstellung erleichtert den Benutzer:innen die Zeiterfassung, erschwert sie aber den Benutzer:innen, die Aufgaben erstellen (ein weiteres Attribut muss ausgewählt werden). Wenn Sie zunächst die andere Option verwendet haben und später zu dieser wechseln, wird auch die Aktualisierung von Aufgaben, die ohne eine ausgewählte Tätigkeit erstellt wurden, erschwert - die Person, die sie aktualisiert, muss die Tätigkeit bei der nächsten Aktualisierung auswählen.
  • Diese Option ist nützlich, wenn neue Aufgaben nur von einer Person erstellt werden, die alle Projektvorgänge kontrolliert.
  • Aktivität wird während des Zeiteintrags ausgewählt
  • Wählen Sie diese Option auf jeden Fall, wenn es mehrere Benutzer:innen gibt, die Aufgaben in diesem Projekt erstellen können.

Außerdem ist es möglich, Aktivitäten für die Zeiterfassung in diesem Projekt zu aktivieren/deaktivieren. Noch einmal, um den Prozess für die Benutzer:innen ein wenig einfacher zu machen.

Auf der Grundlage einer globalen Einstellung (Kapitel 1.3.1 - Tätigkeiten den Rollen zuordnen) sehen Sie eine Matrix von Rollen und Aktivitäten, die Sie konfigurieren können, um festzulegen, welche Rollen für welche Aktivitäten Zeit erfassen können. Auch wenn die Einstellung mühsam sein mag, werden Sie in der Praxis feststellen, dass dies bei den Zeitberichten eine große Hilfe ist.

Timer-Einstellungen für Aufgaben

Diese Einstellungen sind identisch mit der globalen Einstellung des Task-Timers (Kapitel 1.5.4). Der Unterschied besteht darin, dass Sie hier die Möglichkeit haben, die globalen Einstellungen außer Kraft zu setzen, wenn Sie entscheiden, dass das Verhalten in diesem Projekt etwas anders sein soll als im restlichen System.

2.3 Projektübersicht

Hier ist ein Beispiel für eine Projektübersichtsseite. Sie folgt den Grundsätzen, die in den vorangegangenen Kapiteln erläutert wurden. Betrachten Sie es als eine Empfehlung für den Anfang, die Sie später entsprechend Ihrer Praxis anpassen werden.

Project overview

Im folgenden Text werden wir den Begriff Modul verwenden. Der Kontext wird ein anderer sein als bei den Projektmodulen in den vorherigen Kapiteln. Hier handelt es sich um sogenannte Seitenmodule - die Objekte, die in anpassbaren Seiten wie der Projektübersicht verwendet werden. Es handelt sich einfach um verschiedene Arten von Modulen, und das wird immer aus dem Kontext ersichtlich sein.

Lassen Sie uns nun die Module aus der Beispielübersicht beschreiben. Der Aufbau der Seite wird dann klar, damit Sie alle anderen Möglichkeiten, die sich Ihnen bieten, auch nutzen können.

Projektbeschreibung / projektspezifische Felder

Wenn Sie die Projektübersichtsseite bearbeiten, wählen Sie in der Modulauswahl unter der Gruppe Projekte die Option Projektbeschreibung. Bei der Auswahl der anzuzeigenden Eigenschaften können Sie Beschreibung oder Projektspezifische Felder wählen.

Die Beschreibung ist der Text, den Sie unter Einstellungen > Projektinformationen eingeben. Das bedeutet, dass Sie die Beschreibung nicht direkt in der Projektübersicht bearbeiten können - dies ist nur bestimmten Rollen erlaubt, die das Projekt bearbeiten dürfen.

Projektspezifische Felder können direkt in der Projektübersicht bearbeitet werden, müssen aber auch für Ihre Rolle zugelassen sein.

Projektteam/Projektverlauf

Das Modul Projektteam finden Sie unter der Gruppe Module für die Seitenleiste, dieser Name weist darauf hin, dass das Modul auch für den rechten Seitenleistenbereich der Projektübersicht optimiert ist, wenn Sie es dort platzieren möchten. Der größere Bereich auf der linken Seite, wie in unserem Beispiel, ist etwas auffälliger und besser geeignet, wenn Sie mehrere Projektteams haben und es wichtig ist, die Mitarbeiter des Projekts zu präsentieren.

Wenn Sie ein kleineres Unternehmen sind und das Team bei allen Projekten praktisch identisch ist, können Sie dieses Modul durch Projektverlauf ersetzen, das sich unter der Gruppe Projekte befindet. Es zeigt die Kommentare/Aktualisierungen an, die von den verantwortlichen Mitarbeitern zum Projekt gemacht wurden (eingegeben über Einstellungen > Verlauf).

Projektinformationen

Das Modul auf der rechten Seite Projektinformationen gehört zur Gruppe Module für die Seitenleiste. Es zeigt die wichtigsten Informationen über den Projektfortschritt an, einschließlich der Fertigstellung auf der Grundlage der aufgewendeten im Vergleich zu den geschätzten Stunden und der Fertigstellung, die sich aus der Fertigstellung jeder Aufgabe, gewichtet mit ihrer geschätzten Zeit, ergibt. Der Indikator zeigt an, ob es irgendwelche Probleme gibt:

  • Rot - Projekt liegt nach dem Fälligkeitsdatum
  • Orange - mindestens eine Aufgabe liegt nach dem Fälligkeitsdatum

Unterhalb der Informationen finden Sie schließlich einige Funktionsschaltflächen.

Aufgaben aus dem Filter

In unserem Beispiel haben wir ein Modul eingebaut, das die Aufgaben mit der höchsten Priorität anzeigt. Dieses Modul heißt Aufgaben aus Filter. Es kann sehr praktisch sein, wenn Sie es mit Bedacht einsetzen. Verwenden Sie es, wenn in der Übersicht etwas Platz frei ist, um einige wichtige Aufgaben hervorzuheben (zum Beispiel Aufgaben mit hoher Priorität oder überfällige Aufgaben).

Überladen Sie die Seite nicht mit verschiedenen Aufgaben aus Filtermodulen. Vertrauen Sie uns einfach, dass Sie bei vier verschiedenen Modulen mit umfangreichen Aufgabenlisten jede relevante Aufmerksamkeit der Projektmitglieder komplett verpassen. Schließlich haben Sie für die beste Aufgabenverwaltung und Terminüberwachung immer Gantt.

2.4 Projektlebenszyklus (Details)

Es hat eine Weile gedauert, bis wir hierher gekommen sind, aber wir haben endlich den Teil mit den Einstellungen des Handbuchs abgeschlossen. Jetzt ist es an der Zeit, mit den Projekten, Aufgaben, Zeitberichten usw. zu arbeiten.

Ausgehend von der Projektperspektive sieht der Lebenszyklus eines Modellprojekts folgendermaßen aus:

  • Posten auflisten

    • Planung
    • Umsetzung

      • Abschluss
      • Archivierung

        • (Löschung)*
  • Wir empfehlen dringend, niemals ein Projekt zu löschen, das Produktionsdaten enthält. Durch die Archivierung erreichen Sie praktisch das gleiche Ergebnis, haben aber die Möglichkeit, die Daten sehr einfach wiederherzustellen.

Dabei handelt es sich um Projektphasen, die auf vordefinierten "Zuständen" der Anwendung basieren.

Planung

Dies wurde bereits in Kapitel 2.1.2 (Andere Attribute) erwähnt. In dieser Phase bereiten Manager:innen Aufgaben und Zeitpläne vor, aber die Teammitglieder arbeiten noch nicht daran.

Umsetzung

Dies ist die Hauptphase - die Benutzer:innen arbeiten an Aufgaben, protokollieren die Zeit, laden Dateien hoch; die Manager:innen verwalten usw. Aus der Projektperspektive passiert technisch gesehen nicht viel, vielleicht Änderungen des Fälligkeitsdatums, mit denen Sie bereits vertraut sind. Der Schwerpunkt liegt auf den kleineren Elementen, den Aufgaben und Meilensteinen.

Um in diese Phase zu gelangen, deaktivieren Sie einfach die Option Geplant in den Projekteinstellungen.

Abschluss

Closure

Alle weiteren Vorgänge werden über Einstellungen > Informationen ausgeführt.

Wenn Sie ein Projekt schließen, versetzen Sie es in einen nur-lesbaren Zustand. Das Projekt ist weiterhin sichtbar und durchsuchbar, ebenso wie alle Daten innerhalb des Projekts. Es ist jedoch nicht möglich, irgendwelche Daten zu ändern.

Es wird empfohlen, die fertigen Projekte in diesem Zustand mindestens einige Monate lang aufzubewahren, da einige Informationen daraus noch nützlich sein können.

Das Schließen und Wiedereröffnen von Projekten ist mit einer Sondergenehmigung möglich.

Archivierung

Ein archiviertes Projekt ist (fast) vollständig vor den Augen aller Benutzer:innen, einschließlich der Administrator:innen, verborgen. Sie können nicht durchsucht werden; sie sind nicht in Listen oder Auswahlen enthalten. Die einzige Ausnahme der sichtbaren Daten aus archivierten Projekten sind Zeiteinträge. Berichte über verbrauchte Zeit müssen vollständig sein und können daher auch aus archivierten Projekten gelesen werden.

Wenn Sie versuchen, direkt über den Link (z. B. is.easysoftware.com/projects/123) auf das Projekt oder eine seiner Aufgaben zuzugreifen, erhalten Sie eine 403-Fehlermeldung (unzureichende Rechte), unabhängig davon, ob Sie über die entsprechenden Rechte verfügen oder eine Administrator:in sind.

Die einzige Möglichkeit, ein solches Projekt zu finden, ist über Administration > Projekte und die Filterung nach dem Attribut Archiviert. Von dort aus ist es möglich, ein Projekt zu entarchivieren (über das Menü der rechten Maustaste) und seine Daten einzusehen.

Die Archivierung eines Projekts ist über eine spezielle Berechtigung möglich; die Entarchivierung kann nur von Administrator:innen vorgenommen werden.

Löschung

Das Löschen eines Projekts kann sehr kostspielig werden, weshalb wir empfehlen, nicht jeder Rolle das Löschen eines Projekts zu erlauben. Überlassen Sie diese Option nur den Administrator:innen, die von Haus aus über diese Möglichkeit verfügen.

2.5 Projektmodule

Hier ist eine kurze Einführung in die Projektmodule - woraus bestehen die Punkte im Projektmenü?

2.5.1 Easy Gantt

In unseren Augen, und von Tausenden von Nutzer:innen bestätigt, ist die mächtigste Funktion in Easy Project Projektmanagement das Gantt. Es erlaubt Ihnen, Aufgaben und Meilensteine zu erstellen und zu bearbeiten, das Projekt reibungslos zu planen, Beziehungen zwischen Aufgaben zu verwalten, Baselines zu speichern, den kritischen Pfad anzuzeigen und das gesamte Diagramm zu exportieren.

Hier kann der größte Teil der Verwaltungsarbeit erledigt werden. Ein ausführliches Handbuch für Gantt ist in unserer Online-Wissensdatenbank verfügbar: https://documentation.easyproject.com/easy_knowledge_stories/20

2.5.2 Aufgaben

Die Aufgabenliste dient hauptsächlich der Erstellung von Ad-hoc-Berichten oder der Suche. Die Filterung und Berichterstellung in Easy Project ist recht umfangreich und flexibel, da Listen, Pivot-Tabellen (Berichte) oder Diagramme unterstützt werden.

Alle diese Aufgabenberichte können über die Funktion Gespeicherte Filter für den Zugriff mit einem Klick wiederverwendet werden. Hier nur eine Empfehlung: Speichern Sie nur die Filter, die Sie mit Sicherheit regelmäßig verwenden werden. Bei zu vielen gespeicherten Filtern verlieren die Benutzer den Überblick, fangen an, sie zu ignorieren und verlieren Zeit, weil sie immer ad-hoc filtern.

Zur Erinnerung: Sie können auch Aufgaben aus Unterprojekten in dieser Liste sehen. Dieses Verhalten basiert auf der globalen Einstellung (Unterprojektaufgaben in übergeordneten Projekten standardmäßig anzeigen - Kapitel 1.4.1).

Unabhängig von dieser Einstellung können Sie immer noch manuell wählen, ob Sie Aufgaben aus Unterprojekten anzeigen möchten oder nicht - indem Sie den Filter Unterprojekte - keine oder beliebig verwenden.

2.5.3 Zeitaufwand

Wie schon oben erwähnt, ist das Modul "Zeitaufwand" der Ort für alle Arten von Zeitberichten. Die Möglichkeit, Filter zu speichern, darf hier natürlich nicht fehlen.

2.5.4 Dokumente

Hier gibt es zwei Funktionsbereiche. Zunächst der einfachere - ganz unten finden Sie die Liste aller Dateien, die den Aufgaben des Projekts zugeordnet sind. Das macht es einfach, eine bestimmte Datei zu finden, nach der Sie suchen. Eine andere (etwas wichtigere) Funktion der Dokumente ist die Sortierung und Kategorisierung von Projektdateien in Ordnern.

Product documentation

Wir müssen bei einigen Fachbegriffen eine klare Unterscheidung treffen.

  • Dokument - es handelt sich nicht um eine Datei selbst, sondern um einen Ordner, in dem die Dateien gespeichert werden. Im obigen Screenshot ist das Dokument Dokument B. Dokumente können nach Kategorie (konfigurierbar unter Administration > Kategorien > Dokumentenkategorien), Datum, Titel oder Autor sortiert werden.
  • Datei - Dies ist die Datei, die Sie in das Dokument hochladen. Im Screenshot sind dies die Dateien .doc und .xls. Das Hochladen einer Datei in das Dokument erfolgt über die grüne "+"-Schaltfläche neben den Schaltflächen "Stift" und "Papierkorb" zum Bearbeiten und Löschen des Dokuments.

Diese Art der Sortierung der Dateien hilft, Ordnung in Ihre Uploads zu bringen.

2.5.5 Roadmap

Wenn Sie einen Meilenstein im Projekt erstellt haben (z.B. über Gantt), oder wenn es gemeinsame Meilensteine aus anderen Projekten gibt, erscheint der Punkt Roadmap im Projektmenü. Dabei handelt es sich um eine andere Ansicht von Aufgaben, die nach Meilensteinen sortiert sind, mit elementaren analytischen Daten.

2.5.6 Scrum Board

Wenn es noch keinen Sprint für das Projekt gibt, werden Sie Schritt für Schritt durch einen Assistenten geführt, um einen zu erstellen. Im zweiten Schritt werden nur die Aufgaben zum Sprint Backlog hinzugefügt, die in den Sprint gehören.

Wenn bereits ein Sprint existiert, wird Ihnen direkt der aktuelle Sprint des Projekts angezeigt. Im rechten Menü können Sie auswählen, ob verschiedene Sprints angezeigt werden sollen.

Die Spalten- und Karteneinstellungen basieren auf den Projekteinstellungen von Scrum, die aus den Standardeinstellungen stammen (Kapitel 1.4.10 Agile Einstellungen)

Ausführliche technische Dokumentation: https://documentation.easyproject.com/easy_knowledge_stories/39

2.5.7 Kanban

Wenn es keine Standard-Kanban-Einstellung gibt (Kapitel 1.4.10 Agile Einstellungen), müssen Sie zunächst Spalten und Karteneinstellungen festlegen.

Wenn die Einstellung vorhanden ist, sehen Sie den Kanban des Projekts. Im Gegensatz zu Scrum gibt es keine Sprints, durch die man wechseln kann.

Es gibt eine sehr wichtige Sache zu beachten - die Aufgaben werden nicht automatisch in Kanban aufgenommen. Die Aufgaben müssen manuell zu Kanban hinzugefügt werden (Schaltfläche auf der rechten Seite Projekt Backlog).

Ausführliche technische Dokumentation: https://documentation.easyproject.com/easy_knowledge_stories/39

2.6 Projektvorlagen

Projektvorlagen sind eine der wichtigsten Zeitersparnisse in der Anwendung. Zwar ist jedes Projekt einzigartig (einfach per Definition), aber es gibt keinen Grund, warum Sie nicht eine bestehende funktionierende Struktur oder ein Skelett wiederverwenden können.

Die Einzigartigkeit liegt im Inhalt des Projekts, wie Dauer, Ziel, Schwierigkeit, Endprodukt, Umfang usw. Die Form kann bei Projekten desselben Typs gleich sein, z. B. Hausbau, Marktforschung, Produktentwicklung usw.

Die Projektvorlage kann mit voreingestellten Aufgaben und Meilensteinen in einer allgemeinen Form und mit dem gesamten Projektteam vorgeplant werden. Wenn Sie ein echtes Projekt aus dieser Vorlage erstellen, geben Sie alle Einzelheiten ein und planen es neu.

2.6.1 Wie man eine Vorlage erstellt

Das ist ganz einfach: Gehen Sie zu einem bestehenden Projekt - Einstellungen > Informationen > Vorlage aus diesem Projekt erstellen. Wenn das Projekt Unterprojekte enthält, werden diese ebenfalls Teil der Vorlage.

Projektvorlagen werden in einer separaten Liste angezeigt, die Sie unter Administration > Projektvorlagen finden. Nicht-Administratoren finden sie unter dem Menüpunkt Projekte > Projekt aus Vorlage erstellen - hier gelangen Sie zuerst zur Vorlagenliste.

Dass Sie sich gerade in einer Vorlage befinden, erkennen Sie an einem Zeichen neben dem Projektnamen.

Project templates

Wer kann Projektvorlagen ändern, fragen Sie? Erstens, um auf eine Projektvorlage zugreifen zu können, müssen Sie die Berechtigung Projekte aus Vorlage erstellen haben, die es Ihnen ermöglicht, die Liste der Vorlagen zu sehen. Zweitens müssen Sie ein Mitglied dieser Vorlage in einer Rolle sein, die das Projekt bearbeiten erlaubt.

2.6.2 Wie man ein Projekt aus einer Vorlage erstellt

Gehen Sie zu: Einstellungen > Informationen, wo Sie die Schaltfläche Projekt aus dieser Vorlage erstellen finden.

Wenn die Vorlage Unterprojekte (Untervorlagen) enthält, werden diese ebenfalls unter dem neuen Projekt erstellt. Wenn Sie jedoch ein Projekt nur aus der Untervorlage erstellen, enthält es nicht das übergeordnete Projekt aus einer Vorlage.

Bei der Projekterstellung können Sie die Daten von Aufgaben und Meilensteinen verschieben, da die Vorlage natürlich einen Zeitplan in der Vergangenheit hat (als sie erstellt wurde).

Es ist uns ein Bedürfnis, Sie an eine wichtige Situation zu erinnern, die auch in Kapitel 2.2 (Meilensteine) erwähnt wurde. Wenn Sie die Funktion des Verschiebens von Terminen beim Erstellen von Projekten aus einer Vorlage verwenden wollen, stellen Sie zunächst sicher, dass es in Ihrer gesamten Anwendung keine gemeinsamen Meilensteine für alle Projekte gibt. Dies würde zu einer scheinbar unerklärlichen Verschiebung der Aufgabentermine führen.

2.7 Projektportfolio

2.7.1 Globales Gantt

Ähnlich wie bei der Aufgabenverwaltung, aber in größerem Maßstab, ist das mächtigste Werkzeug für das Portfoliomanagement das Gantt-Diagramm. Während das Gantt-Diagramm in der Ansicht eines einzelnen Projekts aufgabenbezogene Funktionen bietet, finden Sie in diesem - globalen - Gantt-Diagramm Werkzeuge für das Portfoliomanagement.

Global Gantt ist über Menü (drei Punkte neben dem Profil) > Easy Gantt zugänglich. Globales Gantt ermöglicht es, den Fortschritt der Fertigstellung im Verhältnis zum geplanten Fortschritt (heute) zu visualisieren; ganze Projekte zeitlich zu verschieben; verzögerte Projekte schnell zu filtern; in jedem Projekt den Namen der Aufgabe anzuzeigen, die das Projekt am meisten verzögert; die Ansicht auf Meilensteine und Aufgaben aufzuschlüsseln; Ressourcenzuweisungen aus Easy Project Business Plan anzuzeigen; und natürlich das Diagramm zu exportieren.

Global Gantt

Wir werden oft nach fehlenden Funktionen im globalen Gantt gefragt, die im Projekt-Gantt funktionieren (z. B. das Erstellen neuer Aufgaben oder das Anzeigen von Aufgabenfeldern in der Liste). Ja, es ist möglich, die Aufgaben auch im globalen Gantt zu sehen, aber es gibt technische Einschränkungen für Aufgabenoperationen und -auflistungen, da diese Ansicht über den Projekten und nicht über den Aufgaben liegt. Außerdem ist es für Portfoliomanager:innen nicht die beste Praxis, bestimmte Aufgaben in der Übersicht des Portfolios im Detail zu verwalten.

Ein ausführliches Handbuch für Gantt finden Sie in unserer Online-Wissensdatenbank: https://documentation.easyproject.com/easy_knowledge_stories/20

2.7.2 Projektliste (Baum)

Die Standardprojektliste kann für Berichte, Zusammenfassungen oder zum Auffinden eines bestimmten Projekts an einer tieferen Stelle in der Struktur verwendet werden.

Die Projektliste ist über den Hauptmenüpunkt Projekte zu finden, wenn ein Benutzertyp sie aktiviert hat (Kapitel 1.1.6). Wir sollten einige Details klären, die die Projektliste von anderen Listen unterscheiden und die häufig missverstanden werden.

  • Wenn Sie sich für eine Sortierung nach einem bestimmten Attribut (z. B. nach dem Namen) entscheiden, werden die Projekte auf einer Ebene angezeigt.

Project list

  • Sofern Sie keine bestimmte Sortierreihenfolge festlegen, werden die Projekte in einer Baumstruktur sortiert. Das bedeutet, dass Sie zuerst die obersten Projekte sehen, die Sie dann erweitern können, um ihre Unterprojekte zu sehen.

Project list

  • Bei der Verwendung von Filtern in einer Strukturansicht werden möglicherweise Ergebnisse angezeigt, die nicht auf den Filter passen. Der Grund dafür ist, dass Sie für die Anzeige der relevanten Projekte auch deren übergeordnete Projekte anzeigen müssen.
  • Das Sortieren und Filtern von Projekten nach Start-/Fälligkeitsdatum ist nur möglich, wenn Sie die Berechnung der Projektdaten deaktivieren - also das Start-/Fälligkeitsdatum manuell eingeben (Kapitel 1.3.1).
  • Es ist nicht möglich, die Baumansicht standardmäßig voll aufgeklappt darzustellen oder alle Projekte mit einer einzigen Schaltfläche aufzuklappen - bei einer großen Anzahl von Projekten ist eine solche Option aufgrund des immensen Hardwarebedarfs eines solchen Vorgangs einfach nicht machbar.
Projektliste für Administrator:innen

Es gibt eine weitere Projektliste in Easy Project, die sich unter Administration > Projekte befindet. Sie ist fast identisch mit der regulären Liste mit 2 Hauptunterschieden: 1) Sie ist nur für Administratoren verfügbar; 2) Es gibt einen Filter Status, in dem Sie archiviert auswählen können, um archivierte Projekte zu finden und sie möglicherweise zu dearchivieren (Kapitel 2.4).